关于文档和SMB安全性的真相

有一个关于“无纸化”的神话需要被打破。无纸化办公并不意味着完全禁止用纸。在很长一段时间内，商业上可能都需要纸质文件，所以现在还不要扔掉你的打印机。相反，无纸化意味着能够接受从传统的文书处理过程到利用可以处于数字状态的文件的转变。

这种方法承认，硬拷贝不再是做生意的唯一手段，也不是最有效的做事方式。联邦法律承认数字签名合法有效已经20年了，但许多企业仍然不愿从文件柜跳到云端。时代在变化，很快，大多数希望保持竞争力的企业将别无选择。

1. 克服开销

管理费用是经营企业不可避免的一部分。无论企业是否在创收，都必须支付管理费。与其他经营费用不同的是，管理费用不容易根据收入进行调整。

每当一家盈利的公司发展壮大时，管理费用也不可避免地随之增长。企业主最终可能会开始看到他们的增长平台。随着公司的发展，公司的需求也越来越大。

更多的客户意味着更多的员工，包括后勤部门——需要完成更多的会计和行政工作。更多的员工意味着需要完成更多的工资和人力资源工作。所有这些增加的劳动力意味着需要处理更多的文书工作。

然而，你可能会意识到你投入了更多的资源来完成同样的工作。根据咨询公司centrworks发布的数据，金融工作者平均花费49%的时间处理交易，这意味着他们大约要花半天的时间填写表格和处理发票。这些劳动时间本可以用在更好的地方。

2. 入门级的定义正在发生变化

会计和人力资源等核心行业的人员流动率高于以往任何时候，这一事实证明，传统的入门级职位正变得越来越难找。新技术正在重新定义哪些任务是留给初级员工的，以及为了获得经验新手需要承担哪些角色。

大多数人不从事会计或人力资源方面的工作，因为他们喜欢无休止地归档和检索表格。对更好的沟通者、领导者、分析思考者和创造性人才的需求越来越大。

最受欢迎的员工是那些在技术与各自领域相结合的领域中具有技能的人。

新技术，尤其是软件，正迫使企业领导人重新思考他们的传统流程。自动化是一个扩展到业务各个方面的概念，而过程自动化是一个重新改造后台办公室并为那些在后台工作的人引入变化的工具。

1. 把文件拿出来

在每一张纸的背后都有一个需要完成的任务。在无数次往返于办公桌和文件柜之间的过程中，工人们浪费了大量的工作时间来浏览文件夹，寻找特定的文件。他们可能会花几分钟来定位一个文档，只是为了引用它几秒钟，然后再花几分钟把它放回去。

当你考虑到不可避免的人为错误时，甚至会浪费更多的时间。员工经常需要花费额外的时间，甚至几个小时来寻找放错地方的文件。

逐步淘汰纸质书对节省时间和金钱大有帮助。如果您能够使用业务流程自动化来简化归档和检索文档的过程，那么您就可以节省很多工作时间。

文档管理软件就是围绕这一思想设计的，它是一种更好的组织和查找重要业务文件的方法。然而，它不仅仅是一个简单的文档数字存储库。毕竟，任何计算机或网络服务器都可以做到这一点。它使归档和检索文档的任务更简单，更有利于数字环境。

因此，许多文档管理解决方案都是使用光学字符识别(OCR)技术构建的，该技术可用于简化这两个过程。该工具允许计算机识别文档图像(即pdf文件)上的文本并将其解释为可用的数据。与简单的自动化规则相结合，文件归档，无论是物理的还是数字的，都是轻而易举的事情。

有了OCR和自动化，你只需扫描或上传一份文件，然后让系统为你处理它，确切地知道它需要归档在哪里，甚至要给它起什么名字。这也有助于消除手动数据输入的需要，这是另一个过时的任务。

OCR也是从复杂的文件系统中检索文档的首选方法。通常，数字文件系统只能使用附加在数字文件元数据上的术语来搜索文档，比如文件名、文件类型、创建或修改日期或与之关联的用户。根据系统的复杂性，您可能仍然难以找到文档并最终需要通过多个文件夹进行浏览。

然而，OCR技术允许文档管理系统搜索在文档文本中发现的任何术语的文件。即使您不知道文件的确切名称，您也可能知道表单的类型和其中包含的内容的类型。这给了你更多的自由来告诉系统你到底在找什么。

为了降低开销，从主要的物理文书工作环境转换到数字文书工作环境不仅可以节省纸张、打印机、文件柜等方面的开支，而且由于自动化，还可以避免冗长的文书工作处理时间。

2. 在云中安全且兼容

由于意外灾难或恶意攻击而遭受重大数据丢失的企业很少能够恢复，而且更有可能失败。恶意方的数据泄露可能会给小企业带来厄运，因为它们还没有为后果做好准备。

他们的打击方式不止一种——修理或重建数据库的成本，如果发现违规是可以避免的，审计失败的费用，任何针对该公司的诉讼，以及对其声誉的打击。

根据威瑞森2019年的数据泄露调查报告，到目前为止，大多数数据泄露受害者都是小企业。这可能会让企业在带着重要文档进入数字空间、特别是进入云计算领域时犹豫不决。

然而，仅仅因为您的文件是有形的并且您确切地知道它在哪里，就认为它更安全，这是一种误解。物理文件也有风险，尽管更多的是由于管理不善和灾难。数字文件的好处大于风险，因为企业对数字文件的访问有更多的控制权。当涉及到物理文档安全性时，您最多只能希望有一个锁和密钥。

有关公司财务或客户信息的敏感信息，放在有严格用户权限设置和保留规则的备份服务器上，要比随便塞在员工文件柜里的实体文件安全。

关于数据泄露，另一件需要记住的事情是，大多数数据泄露是可以预防的，因为它们通常是由不安全的互联网操作、用户错误或网络钓鱼等欺骗手段造成的。常识和定期培训可以防止大多数违规，降低数据丢失的风险。

云中的数字文档的安全性和遵从性伴随着更多的控制，以及可以进一步简化某些流程的自动化规则的附加好处。在一个被彻底索引的数字系统上，要比在一个物理文件系统上更容易跟踪合规情况。物理文件系统可以分布在多个地点，由于人为错误，可能充斥着违规行为。

智能系统可以根据几十个遵从性标准识别何时需要使用某些权限对某些文件进行分类，以及防止从服务器上编辑或删除这些文件的治理。

保留也可以自动化，过期日期从系统中清除不需要的文档。这种简化的法规遵循节省了更多的劳动时间，并允许员工将他们的时间和精力集中在更能实现业务角色上。

一旦企业走向无纸化，特别是有了文档管理软件的附加好处，就很少有人想回头了。由于业务流程自动化，公司不仅能够简化归档，而且几乎可以简化公司的所有方面，这给了公司很大的优势。

安全始终是一个令人担忧的问题，但由于技术进步和这方面的培训越来越多，安全问题将变得更加严重。云上的文件每天都得到更好的加强，而文件柜上的金属锁却生锈了——等待灾难降临。

eFileCabinet的首席执行官杰西•伍德(Jesse Wood)在技术和商业领域都有超过20年的经验。伍德是一个还会设计电路板的推销员。他的根基是自动化——一种让人们更容易完成复杂工作的技术。2014年，他将自己的专业技能带到了eFileCabinet。伍德坚信通过努力获得成功，他致力于确保选择eFileCabinet的企业获得投资回报和真正的价值。他认为，价值更多的是帮助人们了解他们的企业真正在做什么，而不是商业运作。